Priorizar tarefas é um dos principais desafios de profissionais, sejam eles empreendedores, gestores, analistas, assistentes ou mesmo estagiários. Porém, com a ajuda da Matriz de Eisenhower, é possível ter sucesso nesse processo e contar com mais produtividade no dia a dia.
É isso mesmo, essa matriz ajuda profissionais, de um jeito simples e rápido, a tomarem decisões sobre suas ações no dia a dia. Por isso, se você ainda não sabe o que é Matriz de Eisenhower e está com dificuldades em priorizar tarefas, leia esse conteúdo até o final.
O que é Matriz de Eisenhower?
Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização de tarefas que permite a visualização das atividades mais importantes e mais impactantes. Essa ferramenta utiliza categorias para chegar nesse resultado, adotando critérios simples e rápidos.
A Matriz de Eisenhower recebeu esse nome em homenagem a Dwight D. Eisenhower, que foi Presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Em um discurso, Eisenhower disse: “tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante”.
A partir dessa fala, a ferramenta foi desenvolvida e aprimorada, tornando-se uma das principais formas de priorizar tarefas.
Como fazer a Matriz de Eisenhower?
Agora que você sabe o que é a Matriz de Eisenhower, é hora de entender, de uma forma bem simples, como utilizar essa ferramenta.
Para isso, você precisa anotar suas tarefas e colocá-las em um dos quadrantes que a Matriz de Eisenhower possui. Isso quer dizer que você precisa escolher uma das 4 categorias a seguir para suas atividades:
- Importante e urgente: nesse quadrante, ficam as tarefas que precisam ser executadas imediatamente. Geralmente, são as que são mais importantes e que impactam um resultado e o principal objetivo de curto prazo.
- Importante, mas não urgente: aqui, ficam as tarefas que são importantes, devem ser executadas, mas, que podem esperar um pouco. Geralmente, aquelas que devem ser desenvolvidas em um médio ou longo prazo.
- Urgente, mas não importante: aquelas tarefas que não são importantes, mas que precisam ser executadas. Normalmente, são as tarefas que você pode delegar para outra pessoa.
- Não urgente, não importante: as tarefas que podem ser eliminadas. É isso mesmo, se uma tarefa não é importante e não é urgente, ela pode ser eliminada da sua rotina.
Bem fácil, não é mesmo? Uma das principais vantagens da Matriz de Eisenhower é a facilidade em utilizar essa plataforma. Diferentemente de outros recursos, com apenas um papel e caneta, você consegue visualizar as tarefas e classificá-las.
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower serve para que você não perca seu tempo executando tarefas que não impactam seu objetivo. Portanto, é uma forma de priorização de tarefas e de gestão de tempo.
Além desse objetivo principal, a utilização da Matriz de Eisenhower também impacta na tomada de decisões, afinal, permite o entendimento de qual o foco, seja do time ou do profissional.
Para gestores, a Matriz de Eisenhower também é importante para a delegação de tarefas. Sabemos que no dia a dia, pode ser complicado delegar atividades ou mesmo descentralizar algumas rotinas.
No entanto, com a visão sobre a importância e urgência de cada ação, fica mais fácil delegar e repassar tarefas que podem ser executadas por outros profissionais.
Como começar a fazer a Matriz de Eisenhower?
Mesmo com tamanha facilidade, muitos gestores e profissionais ainda não conseguem sair da inércia e começar a priorizar tarefas usando essa ferramenta.
Portanto, a dica é escolher um projeto específico para ser o MVP da priorização de tarefas por meio da Matriz de Eisenhower. Dessa forma, será possível entender como funciona a ferramenta e observar os impactos para a rotina de todos envolvidos nesse processo.
Após esse primeiro projeto, você estará familiarizado com a ferramenta e conseguirá aplicar em todas as atividades do seu dia a dia.
Agora que você entende como utilizar a Matriz de Eisenhower, fica mais fácil tomar decisões mais rápidas e priorizar tarefas, não é mesmo?
Adotando essa ferramenta, será possível focar naquelas atividades mais importantes e consequentemente deixar de lado aquelas que não trazem resultados. Com certeza, os resultados serão visíveis.
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