A tecnologia ocupa um espaço cada vez maior dentro das empresas, auxiliando na tomada de decisões e ajudando a manter performances positivas. Nesse sentido, ferramentas de produtividade podem ser grandes aliadas para guiar o seu negócio rumo ao sucesso.
Então, para te ajudar a alcançar suas metas, neste texto vamos falar um pouco sobre o que é produtividade, tipos de ferramentas gratuitas para aumentar a produtividade da empresa e alguns exemplos. Basta continuar acompanhando para saber como estimular o crescimento do seu negócio! Vamos lá.
O que é produtividade?
Antes de falar sobre as ferramentas de produtividade, precisamos definir o que de fato significa esse termo.
Basicamente, a produtividade é definida como a relação entre a produção de algo e os recursos utilizados para tal. Assim, podemos concluir que uma boa produtividade é aquela que precisa de poucos recursos para a quantidade do que está sendo produzido. Podemos, assim, falar sobre serviços e/ou produtos.
Porém, o conceito não pode deixar de lado a qualidade do trabalho. Então, a produtividade é utilizar a menor quantidade de recursos possível para o que deve ser produzido, mas ainda garantindo que tal coisa resulte em algo satisfatório.
Ferramentas gratuitas para aumentar a produtividade
Conheça aqui algumas ferramentas gratuitas que utilizam a tecnologia como principal facilitador. Elas, de fato, merecem a atenção da sua empresa para o aumento da produtividade e motivação do colaborador durante a jornada de trabalho.
1) Trello
O Trello é, talvez, uma das ferramentas de produtividade mais utilizadas pelas corporações hoje, sejam elas de pequeno ou grande porte. Isso porque este mecanismo, que possui versão gratuita, ajuda a organizar as demandas da equipe inteira.
Essa ferramenta é baseada no kanban, metodologia que distribui as tarefas em listas que são bem organizadas visualmente, apresentadas em um quadro. Essa forma de distribuição de tarefas é utilizada de forma recorrente no Agile, que, por sua vez, é uma metodologia de gestão de projetos muito utilizada em startups e equipes de T.I.
A plataforma do Trello possui dashboard customizável para a melhor experiência do usuário, disponibilizando quadros e cartões para a organização das tarefas. Com eles, você pode subdividir as atividades e priorizar cada demanda, adicionando até mesmo diferentes níveis de urgência ou comentários. Além disso, o Trello possibilita o anexo de fotos às tarefas e te avisa sobre o cumprimento de prazos. Bem útil, não é mesmo?
2) Skype
O Skype está disponível para iPhone, Android, Windows e macOS! E, apesar de todos os anos de existência, a ferramenta gratuita continua sendo uma das apostas garantidas para manter a produtividade de um negócio.
Um dos principais intuitos do Skype é disponibilizar um espaço para a comunicação da empresa, seja ela interna ou externa. É possível fazer chamadas de vídeo ou áudio, sobretudo videoconferências e reuniões de negócio, compartilhando a tela e até mesmo enviando mensagens.
Assim, contribui para a produtividade da empresa à medida que estimula o contato e economiza tempo do gestor e colaboradores. Apenas chamadas para telefones fixos ou celulares que não estão no Skype são pagas.
3) Google Drive
O Google Drive é uma das ferramentas gratuitas mais utilizadas para o armazenamento de documentos em nuvem. Assim, ele mantém os arquivos sincronizados em diferentes dispositivos, exigindo apenas login do usuário.
Com esse mecanismo, é possível compartilhar arquivos de maneira muito simples e rápida, e não há riscos de perder o que já foi feito. Afinal, os documentos são salvos quase que automaticamente, e você pode continuar uma tarefa incompleta assim que desejar. Além disso, há outras aplicações que o serviço disponibiliza, como o Google Docs e as planilhas, que permitem também a manipulação dos arquivos em nuvem.
A ferramenta disponibiliza 15 GB de espaço gratuito. Depois disso, é preciso consultar planos pagos.
4) Evernote
O Evernote é outra ferramenta que possui versão gratuita, e auxilia na manutenção da produtividade da empresa diariamente. É uma espécie de banco de anotações que pode ser utilizado para assuntos em geral, sobretudo para quem precisa lidar com quantidade muito grande de informação.
Com o Evernote, é possível salvar textos e arquivos para acessar mais tarde, além de poder ser utilizado offline. Nesses casos, basta aguardar uma conexão ativa com a internet para que ele sincronize com a nuvem. Se você precisar encontrar algo em meio a todos os documentos, é possível também utilizar a busca de palavras, que facilita o cotidiano de quem usa a ferramenta.
Além da versão gratuita, há a Premium, que custa US$5 mensais ou US$45 anuais e conta com alguns recursos extras. O Evernote está disponível em todos os sistemas operacionais, como Windows, Mac, Android, iOS e Windows Phone.
5) CamScanner
O CamScanner é um grande facilitador, tendo como proposta a digitalização de documentos pelo próprio smartphone.
Sabe quando você precisa enviar um documento virtualmente, mas ele não está no formato ideal para ser escaneado? Pois então: o CamScanner endireita e clareia a imagem selecionada, transformando-a em pdf sem a necessidade de um computador.
Dessa maneira, você pode compartilhar o arquivo final de diversas maneiras, de forma prática e rápida, e sem precisar de recursos manuais como o xerox tradicional. No dia a dia, isso pode facilitar muito o seu gerenciamento de documentos e a forma de lidar com a papelada!
6) DocuSign
O DocuSign é, basicamente, uma ferramenta de assinatura eletrônica virtual, que dispensa papeladas. Com ele, é possível organizar a assinatura de contratos, arquivos e outros tipos de acordo de forma rápida e prática, economizando tempo da sua gestão e contribuindo com o meio ambiente.
Também é possível gerenciar, revisar e aprovar acordos, bem como automatizar fluxos de trabalho. O eSignature é o futuro das empresas, então investir nesse tipo de mecanismo pode ajudar na sua redução de custos e ainda otimizar a experiência cotidiana do seu cliente. Já pensou em apostar no DocuSign para melhorar os seus resultados operacionais?
Conclusão
Essas foram apenas algumas das ferramentas gratuitas mais importantes para o sucesso do seu negócio. Apostando nessas tecnologias, você economiza recursos como tempo e dinheiro, que podem ser direcionados a outras prioridades. Além disso, essa mudança tem a capacidade de direcionar mais foco ao trabalho do colaborador, trazendo resultados ainda melhores para o seu cliente.
Para complementar, que tal ler sobre Os principais indicadores de desempenho no empreendedorismo? Apostamos que essas dicas sobre como gerenciar o seu negócio da melhor maneira também podem ser úteis para a produtividade da sua empresa!
