A Portaria 373 é o conjunto de normas que prevê a utilização de sistemas alternativos para o controle de ponto dos colaboradores. Isto é, qualquer ferramenta distinta dos relógios de ponto tradicionais.
Sabemos que toda empresa precisa controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, de um modo ou de outro. Hoje, o home office, por exemplo, precisa estar inserido em um sistema em que o ponto pode ser batido de forma remota – à distância. Essa e outras necessidades fazem surgir a questão sobre o que é a Portaria 373, e por isso ela é tão importante.
Com a inovação surgindo como alternativa a velhos moldes e controles de ponto mais rígidos, muitas empresas hoje já estabelecem horários mais flexíveis de trabalho. As tecnologias surgem dia após dia e atuam a nosso favor para a garantia total desse tipo de controle. Assim, a Portaria 373 do MTE veio para trazer novas possibilidades para a Lei do Ponto Eletrônico, contribuindo muito para isso.
Vamos aprender mais sobre as suas normas e exigências? Acompanhe nosso post!
O que é a Portaria 373?
Sabemos que esse assunto pode trazer muitas dúvidas, por já existirem regras anteriores em relação ao controle de ponto. Por isso, antes de mais nada, vamos falar um pouco sobre o que é a Portaria 373.
O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ao longo do tempo, viu a necessidade da criação de novas normas para o controle de ponto, pois as anteriores eram passíveis de fraudes, o que prejudicava ambos os lados.
E foi assim que primeiro surgiu a Portaria 1510, em 2009; mas as melhorias estavam apenas por vir. Em 2011, então, surgiu a Portaria 373, em prol da complementação das normas que já existiam na lei trabalhista do Ponto Eletrônico.
Resumindo, a Portaria 373 é o conjunto de normas que prevê a utilização de sistemas alternativos para o controle de ponto. Isto é, qualquer ferramenta distinta dos relógios de ponto tradicionais. Entre as principais, estão aquelas que se fazem presentes na nuvem, podendo ser manuseadas em computadores, tablets, smartphones ou dispositivos próprios, como tokens.
O que diz a Portaria 373
Além de prever a possibilidade da utilização de sistemas de ponto alternativos, a Portaria 373 estabelece alguns critérios para que isso se torne possível. Veja abaixo uma lista com as principais proibições:
O que é proibido na Portaria 373
- Alteração ou exclusão das informações registradas: é expressamente proibido alterar ou excluir informações registradas pelo trabalhador anteriormente, mesmo que o sistema de ponto atual seja alternativo.
- Possibilidade da marcação automática do ponto: a marcação de ponto não pode ser realizada de forma automática e sem a presença do trabalhador. Também não é permitido que seja necessária autorização para realizar a marcação.
- Não fornecer dados do trabalhador, empresa, data e horário do registro: é essencial que exista o registro das informações legais para uso do sistema de ponto alternativo, tais como a identificação do trabalhador e da empresa, a data e o horário.
- Dificuldade ao acesso do ponto: o sistema de ponto deve estar à disponibilidade do colaborador com facilidade, para que não haja obstáculo algum na hora da marcação.
- Violação de dados dos colaboradores: é proibido haver a possibilidade de adulteração das informações de cada colaborador no sistema de ponto, em prol de fins legais.
É importante ressaltar que a portaria 373 surgiu para trazer novas possibilidades à portaria 1510. A última, ainda no âmbito do ponto eletrônico, apenas regulamenta requisitos indispensáveis de um Registrador Eletrônico de Ponto, ou REP (veja mais sobre o assunto em nosso post sobre a importância da Portaria 1510).
Quem deve utilizar a Portaria 373
A Legislação Trabalhista ainda permite o controle de ponto regido por métodos mais tradicionais, como o relógio de ponto fixo. Mas, hoje, a adaptação tecnológica das empresas à nuvem é uma realidade que se faz mais presente.
As facilidades e diferenciais desse tipo de sistema, além de contribuírem para uma melhor organização das demandas, são extremamente úteis para a otimização do tempo do gestor.
Então, se você quer aprimorar o controle de ponto da sua empresa e ainda sair no lucro, a adoção dessa Portaria é para você! Ressaltamos que é muito importante saber quando e como se adequar às novas tecnologias dentro das organizações, e esse é um dos meios pelos quais você pode alcançar isso.
Home office e os sistemas de ponto alternativos
Já puxando um outro gancho em relação a quem deve utilizar a Portaria 373, podemos usar um exemplo próximo da nossa realidade: o home office. Com a necessidade do isolamento social que estamos enfrentando, alternativas que facilitem o controle da jornada de trabalho são muito bem-vindos. É nessa história que entra a Portaria 373, com seus sistemas de ponto alternativos, que armazenam em nuvem as informações de cada funcionário.
Contar com uma tecnologia que forneça a segurança necessária para a administração de todas as demandas, bem como horas extras e férias, sempre foi necessário. Agora, então, isso se faz imprescindível, à medida que gestores são responsáveis por esse controle à distância.
Com a necessidade do home office, podem surgir alguns desafios. A Portaria 373, por outro lado, ajuda a resolver esses obstáculos. Então, se você está em regime de trabalho remoto, considerar essa opção para o gerenciamento da sua equipe é crucial, porque pode ajudar a controlar a produtividade de forma efetiva.
Como se adequar à Portaria 373
A necessidade de adaptação às leis trabalhistas e de sistemas de ponto é uma realidade. Além de proporcionar maior segurança aos seus colaboradores, as normas exigidas são a base para que haja menos erros e fraudes no registro e controle das horas trabalhadas.
No artigo 1° das normas do MTE, é estabelecido que “os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”. Porém, se a sua empresa ainda não substituiu o relógio de ponto tradicional por um sistema de ponto alternativo, isso não deve ser motivo de desespero.
Enfim, após encontrar o fornecedor ideal para fazer o Acordo Coletivo, você precisa:
1. Entrar em acordo com os colaboradores
Após apresentada a solução aos colaboradores, é necessário redigir um documento expondo a necessidade da implementação do sistema, indicando que todos estão de acordo. Depois, os colaboradores devem assinar o documento concordando com o que foi proposto em relação à mudança no sistema de controle de ponto.
Nesses papéis, a empresa deve explicar todas as necessidades de uso, e se os colaboradores farão uso do relógio de ponto padrão em outros dias ou horários.
2. Entrar em contato com o sindicato para a homologação
Logo depois, é necessário entrar em contato com o sindicato para homologar a decisão de implementar o sistema de ponto alternativo. Basta entregar o documento em que houve o acordo e foi assinado pelos colaboradores e as informações sobre o modelo escolhido.
Em seguida, o sindicato agendará uma reunião para avaliar o sistema e discutir algumas questões. Assim, entrará em contato para saber se o sistema foi de fato homologado, criando então o documento do Acordo Coletivo. É possível que, futuramente, o Ministério do Trabalho precise realizar uma fiscalização; logo, é essencial respeitar e seguir todos os passos acordados com o sindicato.
Diferenças entre a Portaria 1510 e a Portaria 373
Como já dissemos, a Portaria 1510 foi criada em 2009 e foi complementada, a seguir, pela Portaria 373. Aqui, vamos apresentar os principais pontos que diferem as duas Portarias, criadas pelo MTE.
Ferramenta para registro de ponto: essa é uma das principais diferenças entre as duas Portarias. A Portaria 1510, em 2009, estabeleceu que o registro deve ser feito por livros de marcação e relógio de ponto. Já a 373, em 2011, definiu que isso pode acontecer também por meio de um computador, aplicativos ou tablet.
Compartilhamento de dados: o REP deve possuir uma entrada USB externa para a captura de informações, a conferência e backup dos dados. A Portaria 373 exclui essa necessidade, apontando que o armazenamento dos registros em um software em nuvem é o suficiente, uma vez que o backup também fica em nuvem.
Impressão do comprovante: como vimos, a Portaria 1510 definiu como obrigatória a impressão do comprovante de ponto. Porém, com o surgimento da marcação online na Portaria 373, esse registro pode ser entregue ao colaborador digitalmente.
Possibilidade de registro externo: antes era necessário que o trabalhador estivesse na empresa para marcar o ponto, mas com a chegada dos aplicativos e sistemas em nuvem os profissionais externos podem marcar seus pontos à distância. É uma possibilidade que recai, novamente, na realidade home office.
Desafios que o For People Ponto resolve para você
A For People sabe que implementar um software de ponto 100% em nuvem pode exigir algumas adaptações no início; porém, são inúmeras as vantagens que podem surgir com essa mudança, sobretudo na melhoria da gestão da sua empresa. E, com o software de ponto adequado, você só tem a ganhar nessa parceria.
Por esse motivo, iremos apresentar agora alguns motivos pelos quais o For People Ponto é a escolha ideal para você que deseja realizar essa transição, e está em busca de um sistema de qualidade para administrar o dia a dia da sua equipe. Confira aqui embaixo:
1. Aplicação com geolocalização
O For People Ponto, além de ser adaptável a ambas as Portarias 373 e 1510, também possui possui aplicação com geolocalização. Essa funcionalidade permite que todos os colaboradores batam ponto mesmo trabalhando remotamente. Isto é, é possível estar trabalhando em outro local, que não a empresa, e controlar as horas trabalhadas sem depender do auxílio de backup ou um relógio de ponto local.
Em tempos como o que estamos vivendo, essa possibilidade é muito importante, uma vez que o colaborador nem sempre pode estar presente para realizar o seu trabalho. Desse modo, ninguém sai prejudicado por negligência em relação à batida de ponto ou pela falta de controle ocasionada pela distância física.
2. Tratativa do ponto descomplicada e ultra rápida
Antes, o gestor precisava inserir todas as ocorrências manualmente no relógio de ponto tradicional, o que consumia muito tempo de seu trabalho. Além disso, o modelo acabava sendo mais custoso a longo prazo, uma vez que a necessidade de manutenção e instalação se fazia presente.
O software da For People disponibiliza uma tratativa de ponto ultra rápida e sem complicação alguma. Ou seja, a necessidade de controle manual tornou-se praticamente nula, pois todas as informações são preenchidas e ficam salvas no sistema. Faltas, atestados de colaboradores e ajustes a serem feitos são apenas algumas dessas informações, que hoje não precisam mais ser motivo de preocupação ao gestor, economizando tempo e dinheiro.
3. Central de documentação dos colaboradores
Além de proteger os dados da empresa e do colaborador, o For People Ponto possui um recurso que permite salvar os documentos de cada funcionário. A central de documentação é responsável por armazenar documentação importante, como atestados médicos.
Assim, além de o gestor não precisar se preocupar com a segurança das informações, há mais uma garantia e facilidade proporcionada pelo software. Uma vez que tudo se encontra na nuvem, as chances de falhas ou exclusão de arquivos relevantes é praticamente inexistente, o que também implica maior transparência aos acontecimentos dentro da empresa.
4. Solicitações
Sabemos que organizar as solicitações de colaboradores pode ser uma tarefa difícil, ainda mais em meio a papéis e planilhas que parecem não ter fim. O For People Ponto, para te ajudar nessa, desenvolveu um recurso que permite registrar todas as solicitações de funcionários da sua empresa na nuvem, tais como pedidos de abono de pagamento ou de ajustes no ponto. Tudo isso para garantir mais facilidade ao seu controle de documentos importantes!
5. Cálculos precisos
O For People Ponto fornece cálculos precisos para a proteção das informações de cada colaborador. Desenvolvemos uma API de cálculo robusta e preparada para compreender a complexidade das operações de cálculo.
Assim, com a For People não é preciso se preocupar com erros no cálculo das horas trabalhadas ou outras funcionalidades desenvolvidas pelo sistema de ponto. Além disso, possuímos um recurso que impede a violação dos dados, o que apenas traz mais segurança ao negócio da sua empresa.
6. Controle aprimorado do banco de horas
O gerenciamento de banco de horas For People é realizado com sistema de log, que exibe detalhes relevantes sobre a operação executada, colaborador e executor. Dessa maneira, o espaço para erros diminui consideravelmente e não existe a preocupação em ter que controlar as horas trabalhadas, férias e afins de forma manual.
Com essa interface intuitiva, é possível controlar horas extras com muito mais praticidade, o que proporciona um dia a dia mais fluido à equipe e empregador.
Em resumo, a Portaria 373 oferece diversos benefícios para você, que precisa implementar um sistema alternativo para controle de ponto dentro de sua empresa. Nesse contexto, a For People Softwares, apresenta um software com as melhores soluções, que suporta as funcionalidades de ambas as Portarias, 1510 e 373.
Logo, na For People você encontra as melhores condições para atualizar e aprimorar o seu controle de horas e demandas. Solicite um orçamento sem compromisso e garanta a proteção de dados para o seu sistema de ponto.
