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É seguro usar folha de ponto no Excel? Descubra aqui

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Se a sua empresa tem mais de 20 colaboradores registrados, é obrigatório por lei manter um registro de ponto. Isso traz à tona diferentes modelos de administração, incluindo o Excel, que cria planilhas eletrônicas de forma personalizada. Mas, com a tecnologia avançando no controle de ponto, fica a dúvida: é seguro usar folha de ponto no Excel?

Para evitar falhas no registro da jornada de trabalho, é preciso pensar além. Hoje, você vai descobrir por que utilizar o Excel pode não ser a melhor ideia para a sua equipe de RH e até mesmo ao setor financeiro do seu negócio.

Nós te explicamos tudo aqui embaixo!

Como usar folha de ponto no Excel

O Excel é um aplicativo de criação de planilhas eletrônicas, que armazena os dados inseridos e utiliza fórmulas. Apesar de facilitar o processo do controle de ponto, essa não é a solução mais adequada ao controle de ponto, e te diremos o porquê.

A princípio, organizadas todas as colunas e linhas que abrigam as informações, é bem simples preencher a tabela de cada colaborador. Assim, os cálculos são realizados automaticamente, indicando os horários gerais do funcionário.

Até aqui, tudo incrível, não é mesmo? Agora, pense que certo dia um dos profissionais de RH responsáveis pelas planilhas comete um erro mínimo, colocando em risco as informações registradas: a ação trabalhista é algo que provavelmente baterá a sua porta.

Imagine outra situação, em que um dos colaboradores agiu de má fé e alterou seus próprios dados para beneficiar a si próprio: outro problema que pode gerar injustiças e entraves. O fato é que a facilidade de acesso a essas planilhas, aliada à baixa segurança e grande brecha para erros, faz com que o Excel se torne uma solução, digamos que precária.

Pontos negativos da folha de ponto no Excel

Todo gestor sabe que a folha de ponto de cada colaborador precisa de muita dedicação e atenção extra. Conhecer as horas trabalhadas, férias e folgas de cada funcionário e registrá-los em um lugar seguro é muito importante, tanto para ele quanto para o seu empreendimento.

Segundo a Portaria 1510/2009, empresas com mais de 20 funcionários precisam obrigatoriamente manter o controle da jornada de trabalho. Assim, optar pelas planilhas no Excel pode ser uma má decisão, pois essa escolha toma muito tempo do seu profissional de RH, que precisa lidar com agilidade.

Enfim, vamos conferir abaixo outras características desse método:

Sobrecarga de trabalho ao RH

Além do fator agilidade, outro problema é a carga de trabalho a que o profissional se expõe. Como cada detalhe pode gerar erros enormes, é preciso se atentar de forma minuciosa a todos os dados inseridos. Com isso, o funcionário responsável precisa gastar horas e horas de seu dia ocupando-se com essa tarefa, deixando de lado outras prioridades. A folha de ponto, nesse sentido, pode representar um atraso para o bom funcionamento da empresa.

Problemas nos cálculos de horas

Embora os cálculos sejam automáticos, basta um erro de digitação para que a operação vá por água abaixo. É preciso ter sempre atenção redobrada, pois os riscos de preencher uma linha com dados incorretos, ou se confundir com números, são altíssimos. Mais uma vez, podem surgir entraves na hora de organizar as horas de cada colaborador, o que traz inseguranças.

Baixa segurança de acesso aos dados

Muitos recursos do Excel possibilitam a inserção de senhas para acesso às planilhas. Porém, muitas vezes isso não é o suficiente, o que pode gerar mais riscos à confidência das informações. Nas mãos das pessoas erradas, o acesso a esses dados tão importantes para a saúde da empresa pode ser muito prejudicial. Então, a solução seria investir em um sistema com maior taxa de proteção.

Riscos de fraudes e alterações indesejadas

Com essa brecha de segurança tão alta, o risco para fraudes e adulterações também se torna preocupante. Esse tipo de atividade manual pode ser um facilitador para que alterações se tornem algo banal, feito por qualquer pessoa e não apenas pelos profissionais de RH encarregados do serviço.

Mas então, em qual sistema confiar para folha de ponto?

Se você chegou até aqui, já percebeu que usar folha de ponto no Excel pode não ser o método mais seguro. Mas não precisa se desesperar! A Portaria 373/2011 regulamentou o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico às empresas que precisam ter esse controle!

Os Sistemas Alternativos de Ponto Eletrônico consistem em métodos homologados por Lei e que substituem o Relógio de Ponto Eletrônico, opção mais segura que as planilhas. Esses sistemas incluem os aplicativos para registro de ponto, que atuam na nuvem e trazem mobilidade ao cotidiano do seu funcionário.

O papel da tecnologia no controle de ponto

Os sistemas que citamos acima funcionam por meio de softwares de ponto, contando com tecnologia avançada. É preciso, mais do que nunca, investir em soluções especializadas e seguras, coisa que não existe no controle de ponto do Excel. Afinal, a finalidade principal do aplicativo não é a de controlar horas trabalhadas, o que pode gerar inconsistências.

Confiando nos softwares e novas ferramentas que atuam na nuvem, a sua empresa tem proteção redobrada. Então, é importante começar a considerar novas formas de lidar com a folha de ponto do seu colaborador!

Quer se adaptar à realidade da era tecnológica em que vivemos, poupar tempo e energia de trabalho com soluções que cabem no orçamento? A decisão está em suas mãos. Assim, se for necessário, garanta mais qualidade de trabalho e tranquilidade à sua equipe, investindo em um sistema de controle de ponto.

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