Muitas empresas implementaram o home office em razão da recente pandemia do novo coronavírus. Nesses momentos, em que o isolamento social pode afetar diversos âmbitos na vida dos funcionários, é preciso saber lidar com ferramentas para manter a produtividade.
Para te ajudar nessa empreitada, separamos algumas ferramentas para implementar agora no cotidiano da sua empresa. E, assim, tentar manter a produtividade mesmo à distância.
Quais ferramentas usar durante o home office?
Para facilitar a explicação, vamos trabalhar por tópicos, referentes ao tipo de serviço que cada ferramenta exerce. Neste post, você vai encontrar os seguintes tipos de ferramentas:
- Gestão de tarefas;
- Comunicação interna;
- Criação/Gerenciamento de documentos;
- Assinatura de documentos;
- Entre outras.
É importante lembrar que somente o uso de ferramentas apropriadas não vai garantir o sucesso da sua equipe durante o home office. É preciso que a gestão seja adaptada à nova realidade em que estamos inseridos, trazendo novos insights e procurando enxergar eventuais contratempos.
Mas vamos tratar disso mais adiante. Confira nossas indicações de ferramentas abaixo:
Ferramentas para gestão de tarefas
Trello
O Trello é uma ferramenta que ajuda a controlar projetos diariamente. Com ele, é possível separar as tarefas em colunas e contar com uma organização baseada em cartões. Há quem utilize o mecanismo até mesmo para tarefas pessoais, pois sua versatilidade permite personalizar a experiência do usuário de acordo com a quantidade de demandas e equipe envolvida.
Runrun.it
O Runrun.it funciona como organizador de tarefas e projetos que envolvam uma equipe completa, ou apenas uma pessoa por vez. Podendo ser separado de acordo com as demandas, é possível delimitar o tempo e esforço envolvido, além de priorizar o que precisa ser feito primeiro. Aumentando, então, a produtividade mesmo em meio ao home office. Outro detalhe é que ele ajuda a precificar cada projeto, de acordo com os critérios que citamos anteriormente.
Monday.com
Monday.com é outra ferramenta de gerenciamento de projetos online, e funciona de forma similar ao Runrun.it. Com ela, é possível organizar as demandas semanais, por meio de painéis e quadros interativos, o que pode ajudar a manter a produtividade durante o home office.
Google Agenda
O Google Agenda é um serviço oferecido pela marca em formato de calendário/agenda, e pode funcionar como auxílio na hora de controlar compromissos ou prazos. Também é possível compartilhar os seus planejamentos com outras pessoas envolvidas nos mesmos projetos, o que garante maior integração do time durante o home office.
Ferramentas para comunicação interna
Slack
O Slack é uma das ferramentas que mais crescem quando se trata de comunicação interna. Ele funciona como um “WhatsApp empresarial”, em que você pode manter conversas com os outros colaboradores. É possível também criar grupos e enviar suas próprias demandas a si mesmo.
É interessante utilizá-lo porque, além de organizar e disponibilizar chats/chamadas de vídeo, ajuda a manter a produtividade. Isso porque fornece contato direto com os colegas de trabalho, o que em épocas de pandemia é muito importante para a manutenção da saúde mental.
Skype
O Skype é muito conhecido e utilizado há tempos para a realização de vídeos chamada fora do ambiente corporativo. Mas, hoje, muitas empresas já investem no seu uso para convocar reuniões à distância, seja com clientes ou internamente. Por isso, ele pode ser uma boa pedida para as suas demandas cotidianas.
Intranet
A Intranet é uma rede social corporativa restrita apenas ao uso de funcionários de uma empresa. Com ela, é possível publicar informativos, divulgar e levantar debates, além de ser um espaço de construção para uma comunicação interna saudável. Proporcionando insights variados, ela atua também para manter a produtividade do funcionário.
Ferramentas para criar/gerenciar documentos
Google Docs
O Docs é o queridinho de muitas empresas, especialmente aquelas que têm um grande volume de documentos para armazenar. Ele é um espaço em que é possível criar documentos escritos, que são salvos automaticamente na nuvem (Google Drive) e podem ser compartilhados entre os membros da equipe.
É também possível alterar as permissões de acesso e comentar em trechos de textos que precisam de correções ou análises. Um bônus é que você pode inserir vídeos e links, e todos os arquivos são divididos em pastas personalizadas para que todos tenham fácil acesso.
Word Online
Todo mundo conhece o Word, certo? Mas o Pacote Office é pago, então uma versão online e bastante acessível é disponibilizada pela própria empresa para facilitar a gestão de documentos no dia a dia. Com ele, as informações também ficam salvas na nuvem, se o usuário optar por conectar-se ao OneDrive, sendo possível acessá-las quando e onde quiser. Também há a inclusão de comentários e links.
LibreOffice
O LibreOffice é um pacote de aplicativos, assim como o Microsoft Office. É preciso instalá-lo ao computador, mas se você precisa de um bom editor de textos, essa empreitada pode ser bem vantajosa. Seu funcionamento é bem simples, e inclui um apresentador de planilhas e slides. Por ser prático e bem completo, o LibreOffice pode ajudar a manter a produtividade do seu time!
Ferramentas para assinar documentos
DocuSign, pdfFiller e Smallpdf
Todas essas ferramentas executam praticamente a mesma função. DocuSign, pdfFiller e Smallpdf possibilitam o eSignature (assinatura de documentos digitalmente), conferindo agilidade na hora de lidar com questões burocráticas. E tudo isso economizando recursos naturais, como o papel! Com esse tipo de rapidez e praticidade, fica muito mais fácil focar os esforços no que realmente importa, mantendo a produtividade dos seus colaboradores.
Como manter uma boa gestão no home office
Agora você já conferiu algumas ferramentas que podem facilitar o dia a dia e manter a produtividade no home office. Mas saiba que esperar resultados milagrosos sem uma boa gestão é praticamente impossível. Isso porque, além das ferramentas, você está lidando com funcionários reais, que precisam de estímulos reais.
Assim, procure entender os desafios que cada colaborador enfrenta durante esse período, e então essas ferramentas para manter a produtividade serão o seu braço direito! Esteja aberto a sugestões, procure consultar o trabalho realizado diariamente e estimule a comunicação entre as equipes a fim de manter a produtividade, mas também as condições de trabalho do colaborador.
Esperamos que você tenha aproveitado essas dicas de ferramentas para manter a produtividade no home office do seu negócio. Veja também nosso artigo sobre e inteligência artificial no marketing e sua importância.
Até a próxima e aproveite a leitura!
